Hackathon: wat heeft het opgebracht?
Op 2 februari en 1 maart gingen zo’n 40 jonge ambtenaren aan de slag om de informatieuitwisseling tussen staatsmachten te verbeteren. Wat leverde dat op?
Een goede informatie-uitwisseling is heel belangrijk voor een gezonde wisselwerking en balans tussen de staatsmachten. Zo blijft de burger het beste beschermd. Als de informatie-uitwisseling tussen de staatsmachten niet goed verloopt, kunnen de gevolgen ernstig zijn. Dat hebben we gezien in de toeslagenaffaire. Toch is er relatief weinig bekend over informatie-uitwisseling. De Staatscommissie rechtsstaat heeft een tweedaagse hackathon ingezet om meer, en vernieuwend inzicht te krijgen in hoe de uitwisseling van informatie beter kan.
Waarom is dit belangrijk?
De werking van onze rechtsstaat is afhankelijk van informatiestromen. Stel bijvoorbeeld dat een wetswijziging als onbedoeld effect heeft dat er mensen zijn die geen bijstand meer ontvangen en onder het bestaansminimum leven. De eerste ambtenaren die dit signaleren, zijn waarschijnlijk gemeenteambtenaren. Gemeenten voeren immers deze regels uit. Tegelijkertijd staan deze gemeenteambtenaren ver af van de regering en het parlement, waar deze wetswijziging is bedacht. Het is daarom belangrijk dat een signaal uit de uitvoeringspraktijk – bijvoorbeeld van een gemeenteambtenaar – de wetgevende macht bereikt. Dit wordt bedoeld met het uitwisselen van informatie tussen de staatsmachten. Alleen wanneer rechtsstatelijk relevante signalen worden uitgewisseld, werkt de rechtsstaat goed in de levens van burgers.
De hackathon
Tientallen jonge ambtenaren van de drie staatsmachten kwamen twee keer in Utrecht samen met een duidelijk doel: concrete verbetermaatregelen bedenken voor een effectievere informatie-uitwisseling tussen de staatsmachten. De deelnemers uit verschillende staatsmachten gingen in kleine groepjes aan de slag. Zo ontstonden gesprekken over de verschillende knelpunten in het uitwisselen van signalen. Na deze probleemanalyse werkten de groepjes aan creatieve verbetermaatregelen; de knelpunten werden ‘gehackt’! Deze ideeën presenteerden de deelnemers aan leden van de staatscommissie.
Opbrengsten
De hackathon leidde niet tot één blauwdruk die voor alle organisaties geschikt is. Daarvoor zijn de verschillen in organisaties te groot. Het organiseren van informatie-uitwisseling vanuit het UWV vraagt om iets anders dan het organiseren van informatie-uitwisseling vanuit een kleine gemeente als Scherpenzeel. Sommige maatregelen zouden daarom direct kunnen worden doorgevoerd in bepaalde organisaties, terwijl ze voor andere organisaties meer als inspiratie kunnen dienen. Wel is het gelukt om op hoofdlijnen eisen te stellen aan deze informatie-uitwisseling.
Ook het type signalen verschilt sterk per organisatie. Medewerkers van een rechtbank ontvangen andere signalen over de werking van de rechtsstaat dan medewerkers van de belastingdienst. Het uitwisselen van informatie stelt eisen aan processen binnen een organisatie. Dit interne proces begint heel praktisch bij medewerkers van gemeenten, rechtbanken en uitvoeringsorganisaties die actief zijn in de samenleving. Denk daarbij aan een medewerker van een wijkteam, een beslismedewerker van de IND, een telefoniste van de rechtbank of een verzekeringsarts van het UWV. Zij zien de werking van de rechtsstaat in het dagelijks leven van de inwoners van Nederland. Het is belangrijk dat deze medewerkers hun ervaringen met de werking van de rechtstaat op een laagdrempelige manier kunnen delen.
Verantwoordelijkheid
Dit begint bij de vraag: wanneer is een signaal geschikt om te delen? En: welke relevante signalen over de werking van de rechtsstaat komen in onze organisatie binnen? Als duidelijk is om welke signalen het gaat, moeten ambtenaren zich verantwoordelijk voelen om die signalen te delen. Ideeën om dit verantwoordelijkheidsgevoel te stimuleren en de kennis over en toegang tot andere staatsmachten te vergroten zijn stages bij andere staatsmachten en een onboardingsprogramma.
Maar de verantwoordelijkheid voor opvolging van een signaal kan niet volledig bij de ambtenaar gelegd worden. Veel (uitvoerings)ambtenaren hebben een druk takenpakket en hebben geen tijd om zelfstandig een signaal op te volgen. Bovendien heeft een individuele ambtenaar onvoldoende overzicht van alle binnenkomende signalen. De ambtenaar moet zich kunnen focussen op het burgercontact en moet daarom laagdrempelig signalen kunnen doorzetten naar iemand (of iets) binnen zijn organisatie die verantwoordelijk is voor het ontvangen en verwerken van signalen. Bovendien moet deze persoon beschikken over de juiste middelen om deze signalen te kunnen verwerken om er vervolgens effectief iets mee te kunnen doen.
Signalen delen
Voor veel deelnemers zou een app hiervoor een logische en laagdrempelige manier kunnen zijn. Andere opties die genoemd werden, zijn een ‘triasverzoener’ (persoon die als centraal aanspreekpunt voor staatsmachten dient), een regiegroep signalering of samenwerkingsverbanden. Het is belangrijk om niet alleen landelijke, maar ook lokale signalen te bundelen en analyseren. Zo werd een voorbeeld genoemd van een rotonde in Amersfoort waar meer dan 200 bezwaren over werden ingediend.
Als signalen goed door een organisatie zijn opgevangen en verwerkt, moet het signaal op de juiste plek terecht komen. Maar dat kan lastig zijn als die plek bij een andere staatsmacht is. Een aantal deelnemers stelde een ‘triasoverleg’ voor: een terugkerend overleg tussen de drie staatsmachten. Dit zou geleid kunnen worden door een commissie of de Nationale Ombudsman. Daarna zou er een openbaar verslag gemaakt moeten worden, zodat Kamerleden en journalisten kunnen controleren wat er is besproken.
Vervolg
De staatscommissie is dankbaar voor de waardevolle inzichten en adviezen van de ambtenaren uit deze staatsmachten. Momenteel wordt er hard gewerkt om alle inbreng vanuit burgers en professionals op een goede manier een plek te geven in het eindrapport van de staatscommissie. Dit zal in juni gepubliceerd worden.
